Casos y referencias

El problema y el contexto. El banco necesitaba una captura documental y una incorporación de clientes seguras y estandarizadas entre sucursales, con menos errores humanos y mejor recuperación ante desastres para los documentos de garantías. Estos documentos se conservaban en papel en una sola ubicación, con acceso difícil, y las prácticas de incorporación variaban entre sucursales.

Cómo se usó Scan2x. Los perfiles de escaneo se creaban centralmente y se distribuían de forma remota. El personal seleccionaba un perfil y escaneaba; Scan2x realizaba la categorización automática, el archivado y el flujo de trabajo.

Flujo del proceso. Captura con el perfil seleccionado → categorización automática → archivado → enrutamiento del flujo, con registros de auditoría de la captura.

Resultado. La captura quedó estandarizada y administrada de forma centralizada, con trazabilidad segura. Scan2x y Therefore se desplegaron en las sucursales y oficinas del banco.

El problema y el contexto. APS Bank necesitaba digitalizar de forma segura y consistente cheques, documentos de identidad y estados de cuenta en varias oficinas, sustituyendo una captura anterior fragmentada. El traslado de papel entre oficinas implicaba tiempo, costos y riesgos de pérdida o manipulación.

Cómo se usó Scan2x. La captura se realizaba desde escáneres, computadores y equipos multifunción, con OCR y extracción de metadatos. Durante la captura se consultaban bases de datos y servicios web en tiempo real, y se validaba la vigencia de documentos de identidad y pasaportes con alertas de vencimiento.

Flujo del proceso. Captura en origen desde distintos dispositivos → extracción con OCR → validación en tiempo real contra sistemas del negocio → alertas de vencimiento cuando correspondía → archivo indexado.

Resultado. El banco obtuvo escaneo, indexación y archivado consistentes, alertas inmediatas de cumplimiento ante identificaciones vencidas y menos tareas administrativas de apoyo.

El problema y el contexto. Las operaciones dependían del papel, con dificultades de consulta, acceso remoto limitado y un alto esfuerzo de auditoría. MAPFRE Middlesea manejaba expedientes físicos de siniestros y correspondencia en papel; MSV Life necesitaba un repositorio seguro, digitalización y extracción de datos.

Cómo se usó Scan2x. En Middlesea se utilizó para reconocer y capturar documentos, digitalizar expedientes activos e históricos e indexarlos en repositorios designados de Therefore. MSV Life usó Scan2x para digitalización y extracción de datos; su posterior flujo de firma electrónica con Namirial es un componente separado.

Flujo del proceso. Expedientes físicos → captura y reconocimiento con Scan2x → indexación → repositorio designado en Therefore.

Resultado. Middlesea alcanzó una oficina completamente digitalizada, con acceso remoto y mayor visibilidad para auditoría. MSV Life obtuvo una base documental digitalizada con datos extraídos.

Métricas de MAPFRE Middlesea. Todos los expedientes abiertos en papel se digitalizaron en menos de un año. Durante la transición, las áreas operativas procesaron un promedio de 1.500 a 2.000 documentos nuevos al día. Estas cifras corresponden a la digitalización de siniestros de Middlesea, no a MSV Life.

El problema y el contexto. El proceso de búsquedas documentales notariales (Legal Searches) dependía completamente del papel: impresión, revisión y firma manual, y recogida física de los documentos solicitados por los notarios. Esto generaba demoras y riesgo de errores.

Escala del proceso antes de digitalizar. La carga previa a la digitalización comprendía 72 usuarios internos, 1.093 notarios registrados, unas 18.700 búsquedas Legal Searches al mes y alrededor de 133.700 documentos impresos y firmados mensualmente. Estas cifras describen la dimensión del proceso; no son una medida de mejora de productividad de Scan2x.

Cómo se usó Scan2x. Scan2x automatizó el escaneo y la digitalización de documentos notariales. El almacenamiento seguro se realizó en Therefore, con acceso para el personal pertinente. La firma digital correspondía a un componente separado de Namirial, no a Scan2x.

Flujo del proceso. Documentos notariales físicos → escaneo y digitalización con Scan2x → almacenamiento seguro en Therefore → acceso del personal pertinente.

Resultado. El caso describe menos tiempo de escaneo manual, menores tiempos de procesamiento y mejor accesibilidad. La transición hacia un proceso sin papel seguía en curso cuando se publicó el estudio.

El problema y el contexto. Los archivos en papel ocupaban las instalaciones y un garaje alquilado. El personal dedicaba un tiempo considerable a buscar expedientes antiguos: localizar un documento podía tomar entre 2 y 3 días laborables.

Cómo se usó Scan2x. Los documentos se capturaban y escaneaban con archivado automático en la categoría correspondiente de Therefore. Se recogían metadatos, como el número de cliente, para facilitar la consulta.

Flujo del proceso. Documento en papel → captura con Scan2x → archivado automático con metadatos → repositorio Therefore → consulta digital prácticamente instantánea.

Resultado y métricas. La firma dejó de alquilar el garaje utilizado como archivo. Se digitalizaron más de 31.360 documentos y la recuperación pasó de 2–3 días laborables a un acceso digital prácticamente instantáneo. Son resultados reportados por el cliente y publicados por Scan2x/Avantech, no mediciones auditadas de forma independiente.