Correo con documentos procesados manualmente
Los adjuntos se descargan, revisan, clasifican o registran de forma repetitiva.
Automatización de procesos
Automatización de procesos empresariales
Analizamos trabajos manuales y repetitivos, incluidos los que requieren copiar información entre sistemas, para identificar automatizaciones técnicamente viables y definir los controles necesarios.
Señales para evaluar
Señales de que un proceso puede automatizarse
La repetición, las transferencias manuales y las reglas estables ayudan a identificar oportunidades que deben revisarse técnicamente.
Digitación repetitiva
Las personas transcriben los mismos tipos de datos desde documentos, formularios o mensajes.
Información copiada entre sistemas
Los datos pasan manualmente de una aplicación a otra siguiendo pasos definidos.
Validaciones manuales repetidas
Se comprueban formatos, campos o condiciones similares en cada caso.
Archivos pasados de persona en persona
Documentos y reportes circulan por correo o carpetas para continuar el proceso.
Procesos que viven en Excel o CSV
La operación depende de archivos que se consolidan, comparan o actualizan con frecuencia.
Áreas de trabajo
Qué podemos automatizar
El alcance depende de las reglas del proceso, la calidad de los datos y los mecanismos disponibles en cada sistema.
Captura de información
Podemos evaluar la clasificación, extracción y validación de datos cuando los formatos y controles lo permiten.
Recepción y gestión
Podemos revisar flujos que identifican mensajes y adjuntos, aplican reglas y los dirigen al responsable definido.
Intercambio controlado
Evaluamos la transferencia de datos entre aplicaciones según las interfaces y condiciones técnicas disponibles.
Preparación y distribución
Podemos analizar la generación, transformación, consolidación o entrega periódica de archivos.
Controles repetibles
Las condiciones explícitas pueden aplicarse automáticamente, con revisión humana cuando haya excepciones.
Asignación de casos
Documentos, correos o registros pueden dirigirse según criterios acordados si las entradas son identificables.
Evaluación del proceso
Cómo evaluamos un proceso
Esta es la forma de trabajo de Cálamo para analizar cada caso; no corresponde a una metodología certificada.
Entender el proceso
Revisamos entradas, actividades, responsables, excepciones y resultados esperados.
Identificar lo repetible
Separamos las tareas estables de las decisiones que requieren criterio humano.
Revisar sistemas y datos
Verificamos formatos, acceso, calidad de información y mecanismos de intercambio.
Diseñar y validar
Proponemos un flujo acotado y comprobamos reglas, excepciones y viabilidad técnica.
Implementar y acompañar
Configuramos el alcance acordado, probamos el funcionamiento y apoyamos su puesta en operación.
Integraciones
Conexiones sujetas a evaluación técnica
Evaluamos técnicamente cada integración para determinar si es viable mediante APIs, servicios web, bases de datos, intercambio de archivos u otros mecanismos disponibles.
APIsServicios webBases de datosSQLPythonCorreo electrónicoArchivos CSV y ExcelERPCRMScan2x
¿Y si un sistema no tiene API?
Se evalúan alternativas como acceso a bases de datos, exportación de archivos, correo u otros mecanismos disponibles. La viabilidad se confirma técnicamente antes de asumir un compromiso.
Documentos y datos dentro del proceso
Muchos procesos comienzan con un documento recibido por correo, cargado en una carpeta o generado desde un formulario. Antes de automatizar los pasos posteriores, es necesario clasificarlo, leer los campos pertinentes y validar la información.
Scan2x, tecnología de procesamiento de documentos desarrollada por Avantech Software, puede funcionar como la capa documental dentro de una automatización más amplia. Cuando el punto de partida son archivos físicos, un proyecto de digitalización de documentos puede preparar la información para su uso posterior.
Flujo ilustrativo
Ejemplo conceptual
Este es un ejemplo conceptual con datos ficticios; no representa un proyecto ni un resultado obtenido por Cálamo.
Recepción
- Correo con una factura ficticia adjunta
Lectura documental
- Clasificación, OCR y extracción de campos
Control
- Validación por reglas y revisión humana en excepciones
Entrega
- Registro en una base de datos o ERP y notificación al responsable
Preguntas frecuentes
Aspectos básicos de la automatización
¿Qué es la automatización de procesos?
Es el uso de reglas y tecnología para ejecutar de forma continua tareas definidas de un proceso, con controles y participación humana cuando corresponde.
¿Cómo sé si un proceso puede automatizarse?
Conviene evaluarlo si tiene tareas frecuentes, entradas identificables y reglas claras. Las excepciones, los datos y los sistemas determinan el alcance viable.
¿Qué pasa si un sistema no tiene API?
Se revisan alternativas como bases de datos, intercambio de archivos, correo u otros mecanismos disponibles, y se confirma la viabilidad técnica antes de comprometer la integración.
¿Pueden automatizar procesos que llegan por correo?
Puede ser viable recibir mensajes y adjuntos, clasificarlos y aplicar reglas, según el servicio de correo, los formatos y los controles requeridos.
¿Trabajan con bases de datos?
Sí, cuando existe acceso autorizado y un mecanismo técnicamente adecuado. El alcance se define después de revisar la estructura, la seguridad y el uso previsto de los datos.
¿Qué diferencia hay entre automatización y digitalización?
La digitalización es un proyecto puntual que convierte un archivo físico en información digital; la automatización ejecuta de forma continua los pasos definidos de un proceso.
Evaluemos tu proceso
Revisemos las tareas, reglas, documentos, datos y sistemas para determinar un alcance técnicamente viable.